Sie haben Angestellte? Dann gelten für Sie ab 01.01.2027 neue Pflichten bei den elektronischen Entgeltunterlagen.

Alle Bereiche im Unternehmen unterliegen Veränderungen durch die Digitalisierung. Und auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung bekommt hier weitere Pflichten.

Spätestens ab dem 01.01.2027 müssen Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen verpflichtend (!) in elektronischer Form führen. Die bisher mögliche Befreiung von dieser Pflicht läuft zum 31.12.2026 endgültig aus.

Was heißt das konkret?

Betroffen sind insbesondere die sogenannten ergänzenden Entgeltunterlagen nach der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).

Dazu zählen beispielsweise:

• Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobs,
• Erklärungen kurzfristig Beschäftigter,
• Immatrikulationsbescheinigungen von Studierenden,
• Bescheide von Krankenkassen und
• Nachweise zur Elterneigenschaft sowie weitere sozialversicherungsrechtliche relevante Dokumente.
• Mehr zu BVV §8 Entgeltunterlagen 

Diese Unterlagen müssen künftig digital gespeichert, strukturiert abgelegt und für Betriebsprüfungen jederzeit verfügbar sein.

Papierakten und E-Mail-Ablage reichen nicht mehr.

Zwar dürfen Papierdokumente weiterhin von Arbeitgebern entgegengenommen werden, sie müssen jedoch zeitnah digitalisiert und elektronisch archiviert werden. Zulässig sind beispielsweise pdf- oder Bilddateien (jpeg, png, tif). Die Ablage muss den Anforderungen einer ordnungsgemäßen elektronischen Dokumentation entsprechen.

Für Arbeitgeber heiß das: eine digitale Personalakte oder ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem wird zunehmend unverzichtbar.

Warum Sie als Arbeitgeber jetzt handeln sollten?

Auch wenn die Pflicht „erst“ ab 01.01.2027 uneingeschränkt gilt, sollten Unternehmen die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Prozesse zu überprüfen:

• Werden Personalunterlagen bereits digital abgelegt?
• Sind Dokumente vollständig und schnell auffindbar?
• Können Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung elektronisch bereitgestellt werden?
• Sind Zuständigkeiten und Ablagestrukturen klar geregelt?

Digitale Lösungen unterstützen die Umsetzung.

Aktuelle HR- und Personalverwaltungssysteme ermöglichen schon heute die digitale Führung von Personalakten und die strukturierte Ablage relevanter Entgeltunterlagen. Dadurch lassen sich Dokumente zentral verwalten, Prozesse vereinfachen, gesetzliche Anforderungen leichter erfüllen und der Datenaustausch mit Dritten, wie beispielsweise uns, Ihrem Steuerberater, ist effizienter möglich.

Fazit:

Alle, die bereits mit uns über DATEV Personal (Anwendung in DATEV Unternehmen Online) im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammenarbeiten, sollten für sich intern gegenprüfen, ob die Prozesse passen, die Unterlagen alle verfügbar sind.

Ansonsten gilt, dass die verpflichtende elektronische Führung von Entgeltunterlagen keine Zukunftsmusik mehr ist. Unternehmen sollten die verbleibende Übergangszeit bis Ende 2026 nutzen, um ihre Personal- und Lohnprozesse auf den Prüfstand zu stellen und notwendige digitale Strukturen auf- und ausbauen.

Sie haben Fragen zu diesem Thema?

Gerne unterstützen wir Sie bei der Prüfung Ihrer bestehenden Prozesse sowie bei Fragen rund um die lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen der digitalen Entgeltunterlagen. Melden Sie sich einfach bei uns, info@schimmel.co oder +49 89 121153-6, wir unterstützen Sie gerne.

Bitte beachten: Diese Informationen sind nach bestem Wissen zusammengestellt, ersetzen aber keinesfalls eine individuelle steuerliche oder juristische Beratung. Eine Haftung für den Inhalt kann deshalb nicht übernommen werden.