Es ist für uns Standard mobiles Arbeiten über Webaccess für alle im Team zu ermöglichen. Dazu die Erfahrung, dass wir im Team zwei Mitglieder haben, die 100% im Home-Office arbeiten, erschien als gute Basis im Ernstfall Corona.
Die technische Seite war die einfachere Variante: webbasierten Zugang aktivieren, falls noch nicht geschehen, und es konnte losgehen.
Dann die persönliche Seite. Auch da hatten wir im Unternehmen Glück. Alle nahmen die Möglichkeit wahr und so konnten wir als Team unseren Beitrag leisten, um die Verlangsamung des Corona Virus zu unterstützen aller Gesundheit nach Möglichkeit zu schützen.
Und da bei uns ‚sich gemeinsam entwickeln‘ und ‚wertschätzend‘ zwei gelebte Werte sind, bleibt es nicht aus, diese steile Lernkurve auch dementsprechend zu reflektieren und daraus für die Zukunft zu lernen.
Welche Vorteile haben wir entdeckt?
Der Aspekt Zeitersparnis tauchte auf, da zum Beispiel der Arbeitsweg entfiel. Auch die Ortsunabhängigkeit unserer Arbeit wurde noch sichtbarer – es braucht tatsächlich kein Büro und wir können doch alle unseren Aufgaben nachkommen. Und die vielleicht wichtigste Erkenntnis: die Zeit mit der Familie oder einfach auch für sich selbst. Familienzeit bspw. durch gemeinsame Mahlzeiten oder auch einfach das ‚gemeinsam zu Hause sein‘ als wertvolle Erfahrung. Wenngleich es auch für Familien mit Kindern sicher nochmals eine andere Situation ist/war.
Welche Nachteile haben wir erlebt?
Sich ‚mal eben schnell zwischen Tür und Angel austauschen‘, musste quasi neu gelernt werden – dieser spontane, persönliche Kontakt war gefühlt weg. Anstelle von im Büro einfach schnell jemanden etwas fragen, braucht es eben nun den Griff zum Telefon oder einen kurzen Video-Call. Auch gemeinsam Pause machen konnte nicht dem gewohnten Muster folgen, sondern braucht den virtuellen Weg.
Auch ist die Ablenkung außerhalb des gewohnten Büros häufig eine andere, da die Trennung zwischen Arbeits- und Privatleben nicht mehr so deutlich erscheint.
Welche Tools halfen uns?
Für den Austausch treffen wir uns einfach täglich virtuell. Unser ‚Daily‘ gestalten wir zusammen über unser Videokonferenztool BlueJeans.
Dieses Tool nutzen wir schon länger, jeder im Team ist als User angelegt und kann Meetings selbst initiieren ob intern oder im Kunden- und Lieferantenkontakt. Bis hin zum Whiteboard haben wir dort unseren virtuellen Besprechungsraum. Zur Orientierung haben wir eine feste Agenda und halten unsere Ergebnisse, wenn nötig in einer Excel-Datei auf unserem Teamlaufwerk fest. So kann jeder einsehen, um was es gegangen ist, falls durch einen Kundentermin, Urlaub oder aus anderen Gründen die Teilnahme am ‚Daily‘ nicht klappte.
Ebenfalls sind sämtliche Kundentermine in den virtuellen Raum umgezogen. So konnte auch hier der persönliche Austausch beibehalten werden.
Auch dass wir unsere Aufgaben im Arbeitstool DATEV verteilt und strukturiert haben, hilft uns trotz der neuen Arbeitsatmosphäre (jeder räumlich für sich) alle Aufträge im Blick zu haben. Sämtliche Arbeitsprozesse sind über DATEV ProCheck digital abgebildet, sodass wir uns auch in der Bearbeitung immer an die Schimmel-Vorgehensweisen halten und damit keinen Verlust in der Qualität durch die schnelle Umstellung auf remote/mobiles Arbeiten hinnehmen mussten. Vor allem für unsere Kunden ist uns die gleichbleibende Qualität sehr wichtig.
Darüber hinaus gab es in der Erreichbarkeit ‚nur‘ die Veränderung für alle im Team, dass ich nicht mehr eine Tür weiter im nächsten Büro saß, sondern via Telefon oder Video anzuwählen bin. Ansonsten habe ich diesbezüglich nach wie vor die Politik der offenen Tür (wenn auch virtuell) und jeder im Team kann diese nutzen.
Was nehmen wir für die Zukunft mit?
Im Ergebnis ist die Struktur, sich täglich geplant auszutauschen, ein zukunftsträchtiges Format für unsere virtuelle Zusammenarbeit. Gleiches gilt auch für unser Tool BlueJeans.
Nach wie vor ist es sehr wichtig, allen im Team zuzuhören. Dies ist im vor-Ort-Modus meines Erachtens schon eine wichtige Führungsaufgabe, doch wird sie in der virtuellen Zusammenarbeit aus meiner Sicht noch wichtiger. Die Kollegin, den Kollegen direkt, live zu sehen und anhand von Gesichtsausdruck, Körperhaltung et cetera eine Wahrnehmung abzuleiten, wie es wohl gehen möge, ist schließlich nicht möglich. Wir haben im Team mit Arbeitszeitanpassungen und auch baldmöglichster Rückkehr ins Büro je nach Bedarf, situativ reagiert.
Für uns gilt auch im virtuellen Kontext unser Leitbild:
Gemeinsam. Zuhören, auch virtuell.
Effizient. Digitale Prozesse, funktionieren auch in Sondersituationen.
Wirksam. Qualitativ hochwertige Arbeitsergebnisse, egal unter welchen Umständen.
Wie war es bei Ihnen im Unternehmen? Wie erleben Sie die Zeit der veränderten Arbeitsweisen? Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme über den Kanal Ihrer Wahl.