XRechnung: Wie läufts?

Wer für Bundesministerien oder Bundesämter tätig ist, muss seit dem 27.11.2020 Rechnungen mit einem Betrag von mehr als 1.000 EUR im Format XRechnung stellen. Rechnungen in anderen Formaten werden seitdem nicht mehr angenommen oder bezahlt. Auch Landesbehörden stellen sukzessive auf dieses Rechnungsformat um. Einen Überblick zum Umstellungsstatus in den einzelnen Bundesländern finden Sie hier.

Aufbau der XRechnung.

Die XRechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dieses Format ermöglicht dem Rechnungsempfänger die automatische und elektronische Verarbeitung.

Zusätzlich zu den umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz muss die XRechnung folgende Informationen enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer
• Bankverbindungsdaten
• Zahlungsbedingungen
• De-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse des Rechnungstellers
• Lieferantennummer und Bestellnummer, sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurden.

Bei der XRechnung handelt es sich somit um einen reinen Datensatz. Wohingegen die sogenannte ZUGFeRD 2.0-Rechnung ein Sichtdokument in Form eines PDFs mit einem Datensatz im Huckepack ist.

Archivierung der XRechnung.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verlangen, dass Rechnungen grundsätzlich in dem Format zu archivieren sind, in dem diese erstellt/empfangen wurden. Demnach sind XRechnungen elektronisch zu archivieren, so dass diese jederzeit während der 10-jährigen Pflichtaufbewahrungszeit vollumfänglich ausgewertet werden können.

Wir sind für Sie da.

Sind Sie bereit für die XRechnung? Wenn Sie schon XRechnungen erstellt und versandt haben, wie sind Ihre Erfahrungen?

Wir freuen uns auf Ihre Antworten über den Kanal Ihrer Wahl und stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.