Kurz:
E-Rechnungen werden in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Somit ist eine elektronische Verarbeitung möglich. Ab 01.01.2025 Pflicht, Übergangsfristen werden gewährt.
Wichtig: eine Rechnung im pdf-Datei-Format ist demnach keine rechtskonforme E-Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung?
Das sind Rechnungen, die vollständig elektronisch verarbeitet werden können. D. h. Erstellung, Versand, Zahlung und Archivierung. Bestandteilte sind die bekannten, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt/-raum, Beträge u. a.
Vorteil: alle diese Informationen liegen in einem einheitlichen und standardisierten Format vor. So können die Daten automatisiert verarbeitet werden. Damit steht dem medienbruchfreien Rechnungsaustausch, unabhängig davon, welche Software benutzt wird, auch ohne manuelle Datenerfassung nichts mehr entgegen.
Weitere Vorteile sind:
- Kostenersparnis, z. B. für Papier, Drucker/Toner, Porto.
- Bessere Skontonutzung, Einhaltung von Zahlungszielen, Dokumentation als zuverlässiger Zahler, Vermeidung von Mahnungen, langem Suchaufwand, Vermeidung von Nicht-/Doppelzahlungen und von Korrekturen.
- Schnelle Zustellung innerhalb von Minuten oder Sekunden, daher Beschleunigung des Zahlungseingangs unter sonst gleichen Voraussetzungen sowie Verbesserung der Liquidität
- Zeitersparnis, z. B. kein Ausdruck, keine Kuvertierung, keine Laufzeiten zu Briefkästen, bessere Recherchemöglichkeiten ohne Laufwege und -zeiten, etwa bei Reklamationen oder Rückfragen zu einer Rechnung.
- Geringerer, physischer Archivierungsplatz.
Rechnung in Papierform oder als pdf-Datei reicht, oder?
Nein, denn der Unterschied ist entscheidend. Denn klassische Papierrechnungen fassen alle Rechnungsinhalte bildlich zusammen. Aber: die automatische Verarbeitung ist damit nicht möglich. Ein Scan oder Foto vom Beleg ermöglicht keine maschinenlesbaren Daten, eine manuelle Eingabe ist nötig. Und wie Papier-, so auch pdf-Datei-Rechnungen.
Die Datenstruktur der E-Rechnung ist ein rein semantisches und basiert auf einem XML-Format, welches für die maschinelle Verarbeitung gestaltet wurde. Eine Lesbarkeit kann nur mit entsprechender Visualisierungssoftware hergestellt werden. Dateien, die strukturierte Daten enthalten, sind z. B. über die Kürzel „xml“, „edi“, „csv“ oder „json“ erkennbar.
Darüber hinaus gibt es sogenannte hybride E-Rechnungsformate, die sowohl einen bildhaften als auch einen strukturierten Teil enthalten (bspw. ZUGFeRD-Format).
Welches Gesetz steht dahinter?
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes ist die gesetzliche Grundlage dafür.
Idee zur E-Rechnungspflicht ist, dass Behörden und Unternehmen dadurch die Umsatzsteuer maschinell lesen können und dies die Steuermeldung erleichtern soll.
Wie ist das mit öffentlichen Auftraggebern?
Erfüllen Sie mit Ihrem Unternehmen öffentliche Aufträge von Bundesbehörden, dann müssen Sie seit November 2020 elektronische Rechnungen erstellen (Ausnahmen sind bspw. Direktkäufe unter EUR 1.000,00). Hier ist die Standard XRechnung prinzipiell vorgeschrieben.
Wie ist es im b2b-Bereich?
Vorraussetzung für E-Rechnung:
Rechnungssteller und -empfänger sind im Inland ansässig, d. h. haben einen Sitz in Deutschland, die
Geschäftsleitung sitzt in Deutschland, es gibt eine Betriebsstätte in Deutschland.
Pflicht der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025.
Sowohl Rechnungen als auch Gutschriften sind im E-Rechnungsformat auszustellen. Und grundsätzlich gilt, dass ab dem 01.01.2025 Ihre Geschäftspartner Ihnen E-Rechnungen zusenden können, ohne dass Sie dem Erhalt der E-Rechnung ausdrücklich zustimmen. Ihren Vorsteuerabzug müssen Sie dann ausgehend von der erhaltenen E-Rechnung geltend machen. Sie haben keinen Anspruch auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung – etwa einer Papierrechnung.
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle inländischen Unternehmer, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.
Bitte beachten: Damit müssen auch Vermieter, Ärzte und Betreiber von Photovoltaik (PV)-Anlagen in der Lage sein, eine E-Rechnung ab 01.01.2025 empfangen zu können.
Ausnahmen zur Pflicht:
- Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen mit einem Gesamtbetrag unter EUR 250,00).
- Rechnungen über steuerfreie Leistungen (§ 4 Nummer 8 bis 29 UstG) und
- Fahrausweise.
Übergangsfristen:
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle inländischen Unternehmer, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.
Bis 31.12.2026:
Bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturiert elektronischen Rechnungen abgerechnet werden.
Achtung: Für nicht strukturierte Rechnungen ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erforderlich.
KMU-Erleichterung bis 31.12.2027:
Bis Ende 2027 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturierten elektronischen Rechnungen (Achtung: Für nicht strukturierte Rechnungen ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erforderlich) abgerechnet werden, vorausgesetzt der Umsatz des Unternehmens hat im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 Euro nicht überschritten.
Bis 01.01.2028:
Ab 2028 sind Rechnungen, die unter die E-Rechnungspflicht fallen, ausschließlich elektronisch auszustellen und zu übermitteln.
Wie muss ich die E-Rechnung aufbewahren?
E-Rechnung und GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff):
Es gelten grundsätzlich die gleichen Vorschriften zur Aufbewahrung wie für Papierrechnungen, bspw.
Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre.
Für die Aufbewahrung gilt:
- elektronische Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden. Also nicht ausdrucken und im Papieformat archivieren.
- Werden elektronische Rechnungen in ein firmeneigenes Format umgewandelt, müssen die umgewandelte Version und das Original miteinander verknüpft und archiviert werden.
- Rechnungen als Anhang einer E-Mail: ausschließlich die elektronische Rechnung selbst muss abgelegt werden. Die E-Mail kann gelöscht werden, außer sie enthält inhaltlich relevanten Informationen.
Zu guter Letzt:
Wenn Sie bereits Kunde bei uns sind und mit DATEV Unternehmen Online arbeiten, haben Sie die Basis bereits für die E-Rechnung geschaffen.
Mit der DATEV E-Rechnungsplattform können Sie Ihre DATEV-Anwendungen erweitern.
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Gerne stehen wir Ihnen mit unserer Expertise und Erfahrung zur Seite. Melden Sie sich einfach bei uns, info@schimmel.co oder +49 89 121153-6, wir unterstützen Sie gerne.
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