Work from anywhere – Wenn das Irgendwo zur rechtlichen Hürde wird.

Den Arbeitsort frei wählen können. Sich quasi täglich neu zwischen dem Café in der Großstadt, einem Campingstuhl am Strand, dem Plätzchen im eigenen Garten oder dem Schreibtisch im Büro entscheiden zu dürfen, klingt für viele Arbeitnehmer:innen sehr verlockend.

Womit digitale Nomaden in den sozialen Medien seit Jahren Begehrlichkeiten wecken, scheint durch die zunehmende Digitalisierung und damit verbundene Vereinfachung von remote oder mobiler Arbeit spätestens durch Corona für mehr Angestellte in greifbare Nähe gerückt.

Die Frage, warum Arbeit immer nur an einem bestimmten Arbeitsplatz stattfinden soll, haben sich sicherlich viele Arbeitnehmer:innen schon einmal gestellt. Wieso wir finden, dass dies eine berechtigte Frage ist und mobiles Arbeiten enorm zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen kann, haben wir in einem früheren Beitrag über work from anywhere dank digitaler Workflows zusammengefasst.

Wie können Unternehmen mit dem Wunsch nach „work from anywhere“ umgehen?

Aus unserer eigenen Erfahrung heraus können wir sagen, dass transparente und offene Gespräche mit Ihren Mitarbeiter:innen die wichtigste Grundlage bilden. Direkt gefolgt von einer arbeitsvertraglichen Vereinbarung, über welche Sie Themen wie Datenschutz, Arbeitszeiterfassung, Klausel zum Widerruf aufgrund betrieblicher Erfordernisse und weitere Themen klären können. Ergänzend dazu, gilt es auch Regelungen zu treffen, welche die Hardwareausstattung und -nutzung betreffen.
Und, wir können gar nicht genug betonen: Legen Sie fest, wann Sie mit wem aus Ihrem Team feste Termine haben, um immer am Ball bleiben zu können, wie es jeder und jedem Einzelnen geht.

Wie bereits angedeutet, ist das Ermöglichen von remote Arbeit nicht nur eine Frage der Unternehmenskultur. Während eine freie Arbeitsplatzwahl innerhalb des Unternehmens oder seiner Standorte in Deutschland recht einfach zu bewerkstelligen ist, kommen schon beim sinnvollen Zusammenspiel zwischen Home-Office und Arbeitsplatz in der Firma erste rechtliche Fragen ins Spiel.

Neben diesen arbeitsrechtlichen Fragestellungen sind auch die Verfügbarkeit digitaler Workflows, die technische Ausstattung Ihres Teams sowie Datensicherheit Themen, die unbedingt geklärt werden sollten.    

Deutlich komplexer wird das Ganze, wenn „work from anywhere“ wörtlich genommen wird und zumindest theoretisch weltweit bedeuten kann. Insbesondere dann, wenn Ihr Unternehmen nicht über Auslandsstandorte verfügt, an die Mitarbeiter:innen entsendet werden können. Sobald Angestellte durch ein work from anywhere Angebot vom Home-Office aus im Ausland für ein in Deutschland ansässiges Unternehmen tätig werden, gilt es, eine ganze Reihe an rechtlichen Fragstellungen im Auge zu behalten:

• Wie können auf die Distanz Arbeitsschutzbestimmungen ein- und nachgehalten werden?
• Wie lange halten sich Arbeitnehmer:innen zu welchem Zweck im Ausland auf?
• Das Arbeitsrecht welchen Landes findet Anwendung?
• Wird die oder der Angestellte in einem anderen Land sozialversicherungspflichtig?
• Was bedeutet der Auslandsaufenthalt für die Lohnsteuer? (Auch dieses Thema kann übrigens remote bearbeitet werden. Gern informieren wir Sie, wie eine optimale digitale Zusammenarbeit rund um Ihre Gehaltsabrechnung aussehen kann und Sie profitieren auf Wunsch von Sonderkonditionen bei unserem Kooperationspartner Personio).

Wer sein Unternehmen als work from anywhere Company aufstellen will und nicht über eigene Standorte in anderen Ländern verfügt, sollte sich intensiv mit den arbeitsrechtlich, arbeitsschutzrechtlich und steuerrechtlich zugrunde liegenden Bestimmungen auseinandersetzen, die greifen, wenn das Home-Office der Angestellten im Ausland liegt. Die Arbeitsrechtsexperten von Linklaters haben dazu eine umfassende Übersicht mit drei Schwerpunkten zusammengestellt:

• Arbeitsrecht.
• Steuerrecht.
• Sozialversicherungspflicht.

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