08. September 2021

Prüfungspflichtige Unternehmen: Was passiert bei einer Wirtschaftsprüfung?

Dies ist Teil 2 unserer dreiteiligen Serie zum Thema Wirtschaftsprüfung, bei der wir folgende Fragen beantworten:

Teil 1: Wann ist mein Unternehmen prüfungspflichtig?

Teil 2: Was passiert bei einer Wirtschaftsprüfung?

Teil 3: Wie bereite ich mich optimal auf eine Wirtschaftsprüfung vor?

Unternehmen, die zum ersten Mal prüfungspflichtig werden (mehr darüber, wann Sie Ihren Jahresabschluss prüfen lassen müssen, finden Sie in Teil 1 unserer Serie) denken beim Begriff „Jahresabschlussprüfung“ möglicherweise an einen kurzen Dokumenten-Check. Eine Wirtschaftsprüfung erstreckt sich jedoch meist über mehrere Monate und bindet neben der Geschäftsleitung auch das Rechnungswesen und gegebenenfalls das Lager umfangreich ein. Gleichzeitig ist eine solche Prüfung des Jahresabschlusses nichts, wovor die Unternehmensführung und die Mitarbeiter:innen des Rechnungswesens Angst haben müssten. Im Gegenteil. Die bestellten Wirtschaftsprüfer:innen sehen sich in der Regel als Partner der Finance-Abteilungen und helfen mit, Abläufe zu verbessern, Fehleranfälligkeiten zu reduzieren und dadurch Risiken zu minimieren.

Was prüft ein Wirtschaftsprüfer bei einem prüfungspflichtigen Unternehmen?

Wie jetzt?! Wirtschaftsprüfer:innen wollen Gespräche führen, um herauszufinden, wie unser Unternehmen tickt? Außerdem möchten sie zu uns kommen, um Abläufe besser zu verstehen? Wieso das denn?!

Als regelmäßige Prüfer von Jahresabschlüssen, begegnet uns diese Haltung nicht selten. Wir als Wirtschaftsprüfer haken doch nur Zahlen ab, oder nicht?

Den Abgleich zwischen Kontodaten und Belegen sowie die Prüfung der einzelnen Positionen des Jahresabschlusses nehmen wir natürlich auch vor, aber was uns mindestens genauso interessiert, sind die Prozesse in Rechnungswesen und Controlling, die dazu führen können, dass für das Unternehmen Risiken entstehen. Hierzu zählt auch das interne Kontrollsystem des Unternehmens: Könnte ein Mitarbeiter beispielsweise ohne Weiteres die Kontodaten eines Lieferanten verändern und sich selbst Geld überweisen? Gilt das Vier-Augen-Prinzip bei der Freigabe von Zahlungen? Wie sieht die IT-Landschaft des Unternehmens aus und wer darf Änderungen an Abläufen vornehmen? Werden diese Änderungen protokolliert?

Um Risiken zu identifizieren, beschäftigen sich Wirtschaftsprüfer:innen zunächst mit sämtlichen Prozessen des Unternehmens, die Einfluss auf den Jahresabschluss haben. In Bereichen, in denen die Risikoanfälligkeit aufgrund vorhandener Kontrollen niedrig erscheint, müssen weniger einzelne Sachverhalte geprüft werden. Die Wirtschaftsprüfer:innen können sich auf die identifizierten Risikobereiche des Jahresabschlusses konzentrieren und dort intensivere Prüfungshandlungen vornehmen. Zum einen dient dies der Effizienz jeder Prüfung. Zum anderen sind lückenlose Prüfungen ab einer gewissen Unternehmensgröße weder wirtschaftlich sinnvoll noch zeitlich möglich.

Um all dies zu gewährleisten, liegt der Beginn einer Jahresabschlussprüfung meist vor dem Zeitpunkt, an dem der Jahresabschluss final erstellt ist.

Wie ist der Ablauf einer Jahresabschlussprüfung?

Zunächst müssen die Gesellschafter den Beschluss fassen, dass ein Wirtschaftsprüfer für die Prüfung des Jahresabschlusses eines bestimmten Geschäftsjahres bestellt werden soll. Danach erfolgt der Prüfungsauftrag an den gewählten Wirtschaftsprüfer, den dieser schriftlich bestätigen muss. In diesem Auftragsbestätigungsschreiben sind auch sämtliche rechtliche Vorschriften festgehalten, welche die Jahresabschlussprüfung betreffen.

In einem Gespräch mit der Geschäftsführung vor Beginn der Prüfungen, versuchen Wirtschaftsprüfer:innen einen Einblick ins Unternehmen zu bekommen, um auf dieser Basis einen Prüfungsansatz und eine Prüfungsstrategie zu entwickeln. Eine Anforderungsliste an Leitung und Mitarbeiter des Rechnungswesens entsteht.

In der Vorprüfungsphase finden intensive Recherchen und Prüfungen interner Strukturen, Abläufe und Kontrollsysteme statt. Auch die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung wird in Stichproben geprüft.

Sobald der Jahresabschluss vorliegt, beginnt die Hauptprüfung vor Ort im Unternehmen, die je nach Unternehmensgröße mehrere Tage oder Wochen in Anspruch nehmen kann. Manchmal darf man diese Zeit als Prüfer in unheimlichen Kellerräumen oder direkt neben sehr lauten Maschinen verbringen.

Die Prüfung findet in der Regel vor Ort im Unternehmen statt, da die Prüfer mit den verschiedensten Ansprechpartnern im Unternehmen (Beschaffung, HR, Vertrieb, Geschäftsführung sowie selbstverständlich Rechnungswesen und Controlling) in den Austausch gehen, zahlreiche Belege einsehen und sich vor allem von den Abläufen sowie den in der Bilanz aktivierten Vermögensgegenständen, wie etwa Maschinen etc., im Unternehmen durch in Augenscheinnahme überzeugen müssen.

Anschließend entsteht ein Prüfungsbericht, der auf den fortwährend erstellten Prüfungsdokumentationen beruht. Es folgt ein Abschlussgespräch mit der Geschäftsleitung und selbstverständlich die vorgeschriebene Übermittlung des finalen Prüfungsberichts je nach Vereinbarung in digitaler und/oder papiergebundener Ausführung.

Wann und wieso ist eine Inventurbeobachtung notwendig?

Hin und wieder wird die Prüfungspflicht eines Unternehmens zu spät erkannt und die Jahresinventur bzw. Stichtagsinventur zum Geschäftsjahresende ist bereits abgeschlossen. Sprich, der bestellte Prüfer hat keine Möglichkeit, die Durchführung der Inventur persönlich zu beobachten und per Stichprobe eine Nachprüfung der Zählergebnisse vorzunehmen.

Je nach Größe des Postens, den die Vorräte im Jahresabschluss einnehmen, kann dies Folgen für die ordnungsgemäße Durchführung der Jahresabschlussprüfung haben.

Und hiermit kommen wir zu den Gründen, wieso es einer Inventurbeobachtung im Rahmen einer Wirtschaftsprüfung bedarf:

Waren im Lager zählen zu den körperlichen Vermögensgegenständen. Bei der Jahresabschlussprüfung sollen Nachweise über das Vorhandensein angegebener Vermögensgegenstände und deren Wert erbracht werden.

Sofern der Wert der gelagerten Waren einen wesentlichen Posten im Jahresabschluss bildet, ist eine Inventurbeobachtung durch den Prüfer sogar berufsrechtlich vorgeschrieben.

Bei Ihnen steht zum ersten Mal eine Wirtschaftsprüfung an oder die bisherige lief aus Ihrer Sicht nicht rund? Kontaktieren Sie uns jederzeit gern und erfahren Sie im dritten Teil unserer Serie, wie Sie sich am besten auf eine Jahresabschlussprüfung in Ihrem Unternehmen vorbereiten.

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