Prüfungspflichtige Unternehmen: Wie bereite ich mich optimal auf eine Wirtschaftsprüfung vor?

Dies ist der dritte und letzte Teil unserer Serie zum Thema Wirtschaftsprüfung, bei der wir folgende Fragen beantworten:

Teil 1: Wann ist mein Unternehmen prüfungspflichtig? 

Teil 2: Was passiert bei einer Wirtschaftsprüfung? 

Teil 3: Wie bereite ich mich optimal auf eine Wirtschaftsprüfung vor?

Bei einer Wirtschaftsprüfung – also der externen Prüfung des Jahresabschlusses prüfungspflichtiger Kapital- und Personengesellschaften – geht es den bestellten Wirtschaftsprüfer:innen darum, effizient und partnerschaftlich mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Weder Geschäftsführung noch Mitarbeiter in Buchhaltung und Controlling sollten hinsichtlich der Jahresabschlussprüfung zittern müssen. Insbesondere, wenn zum ersten Mal ein externes Audit ansteht, macht es Sinn, sich im Vorfeld darüber zu informieren, wie eine Wirtschaftsprüfung abläuft und was genau geprüft wird.

Sobald Sie wissen, was Sie bei einer Beauftragung der Prüfung Ihres Jahresabschusses erwartet, können Sie sich gemeinsam mit Ihrem Team optimal darauf vorbereiten.

Fristen rund um die Prüfung Ihres Jahresabschlusses.

Zunächst gilt es, ein Verständnis für den zeitlichen Ablauf zu erlangen.

Wenn Sie einen externen Prüfer erst beauftragen, sobald Ihr Jahresabschluss vollständig erstellt wurde, ist es in den meisten Fällen viel zu spät. Nicht nur, weil zu diesem Zeitpunkt die Wirtschaftsprüfer:innen mit entsprechender Kompetenz in Ihrer Branche bereits ausgebucht sein dürften. Sondern auch, weil es gesetzliche Fristen einzuhalten gilt.

Prüfungspflichtige Unternehmen haben in der Regel nach Geschäftsjahresende drei Monate Zeit, um den Jahresabschluss anzufertigen. Sofern das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr am 31.12. endet, ist der Jahresabschluss somit bis spätestens 31.03. des Folgejahres fertigzustellen. Doch bis dahin hat die Jahresinventur bereits stattgefunden und kann nicht mehr durch den Prüfer beobachtet werden.

Wird eine Aktiengesellschaft geprüft, kommt eine weitere wichtige Frist hinzu: Der Aufsichtsrat hat vor einer Hauptversammlung sowohl den Jahresabschluss als auch den externen Prüfungsbericht durchzugehen und Stellung dazu zu nehmen. All dies muss in den ersten acht Monaten des neuen Geschäftsjahres geschehen. Für Wirtschaftsprüfer:innen bleiben also nach Fertigstellung des Jahresabschlusses meist nur knapp zwei Monate, um ihren Prüfungsaufgaben entlang der gesetzlichen Vorgaben nachzukommen.

Aus diesen Gründen ist es ratsam, den Prüfer Ihrer Wahl möglichst frühzeitig zu bestellen und ins Boot zu holen. Etliche prüfungsrelevante Themen können nämlich bereits vor der Anfertigung des Jahresabschlusses angegangen werden. Beispielsweise die gerade erwähnte Inventurbeobachtung, aber auch weitere Themen der Anlagen- und Materialwirtschaft. Außerdem können Prozesse und interne Kontrollsysteme rund um Lohn- und Gehaltsabrechnung, den Zahlungsverkehr und die Kostenrechnung geprüft werden, was dabei hilft, risikobehaftete Bereiche zu identifizieren, die anschließend in der Hauptprüfung näher beleuchtet werden.

Was können Sie zur optimalen Vorbereitung Ihrer Jahresabschlussprüfung tun?

• Suchen Sie frühzeitig den Kontakt zu den von Ihnen bestellten Wirtschaftsprüfern und besprechen Sie den zeitlichen Ablauf, inklusive wichtiger Termine.
• Einigen Sie sich auf eine gesicherte Möglichkeit für den digitalen Datenaustausch.
• Planen Sie sowohl für die Geschäftsführung, als auch für die Leitung und die Mitarbeiter:innen des Rechnungswesens genügend Zeit ein, um Fragen und Anforderungen der Prüfer zu bearbeiten.
• Erstellen Sie für das Vorgespräch zwischen Geschäftsführung und Wirtschaftsprüfer:in eine Unternehmenspräsentation, die einen umfassenden Einblick in Ihr Unternehmen gibt.
• Sammeln Sie Fragen, die Sie zu Bilanzierung oder Buchungen haben und besprechen Sie diese mit den Wirtschaftsprüfern.
• Sortieren Sie Ihre Belege entlang der entsprechenden Bilanzposten.
• Machen Sie sich selbst ein Bild zu Ihren internen Kontrollsystemen (das ist ein Bereich, der Wirtschaftsprüfer:innen besonders interessiert: Wie einfach können Kontrollen umgangen werden? Wo gibt es Stellen, an denen nicht mindestens ein Vier-Augen-Prinzip greift?).
• Was sind in Ihren Augen Prozesse rund um Ihr Rechnungswesen, die optimiert werden können? Besprechen Sie diese mit Ihren Wirtschaftsprüfern.

Wir helfen Ihnen nicht nur bei der optimalen Vorbereitung auf die erste Prüfung Ihres Jahresabschlusses, sondern stehen Ihnen auch als erfahrener Prüfungspartner zur Verfügung.
Wenden Sie sich mit Ihren Fragen jederzeit gern an uns.