Digitale Workflows helfen ungemein, wenn es nicht mehr so einfach ist, mal eben ein Dokument von einem Kollegen zum anderen zu geben. Und digitale Workflows brauchen meist im ersten Schritt einheitliche und dokumentierte Prozesse. Uns hilft dabei unser Qualitätsmanagement. So kann jeder im Team immer alle Informationen zum Vorgehen abrufen und wir können uns einfacher gegenseitig vertreten, da wir in der fachlichen Bearbeitung auf die gleichen Vorgehensweisen zurückgreifen.

Klarheit darüber, dass der Datenaustausch (meist in Form von Dateien) auf sicheren Füßen stehen muss. Und zwar sicher bzgl. Datenklau und in unserem Metier natürlich auch revisionssicher.

Ohne Offenheit dafür, Neues in das Unternehmen zu bringen auf Seiten Unternehmer, und die Offenheit aller im Team, das Neue auch im Arbeitsalltag anzunehmen, bringen die durchdachtesten Prozesse und cleversten IT- und EDV-Lösungen nicht den erhofften Effekt. Die Offenheit aller Beteiligten für Neues ist von großer Bedeutung und die Art und Weise, wie ich als Unternehmer, die Themen einbringe und auch selbst lebe. Wasser predigen und selbst Wein trinken führt meist nicht zum Ziel.

Die Offenheit gilt auch bei Fehlern. Den Mut zu haben, „es einfach auszuprobieren“, ist für alle im Team wichtig. Unabhängig davon, ob ich als Führungskraft vorangehe oder als Experte etwas Neues ausprobiere. Und mit dem erkannten Fehler die nächste Entscheidung zu treffen: den Fehler als nächste Entwicklung einzustufen oder ggfs. auch als Hinweis, dass nicht alles Neue auch hilfreich ist und es wieder loszulassen. Dann sind die Hände auch wieder frei für Neues.

Damit das klappt, haben wir im Unternehmen einen besonderen Fokus auf den Austausch untereinander gesetzt. Zusätzlich zu unseren seit langem existierenden Formaten wie Jour Fixe, QM Monthly, laufende Mitarbeiterinformation und regelmäßige Rücksprachen für jeden, treffen wir uns täglich virtuell zu unserem Daily, um zumindest einmal pro Tag jeden im Team auch gesehen und zusammen eine Tasse Kaffee getrunken zu haben. Was sonst im Büro einfach so und selbstverständlich ist, bedarf im virtuellen Raum einer Terminroutine. Die Führungsarbeit auf Distanz erfordert aus unserer Sicht noch mehr Disziplin im Umgang. Zufällige Begegnungen, Gespräche finden nicht statt – Führung braucht stärker seinen festen Platz im Alltag der Führungskraft. Die Klarheit zu Aufgaben und Erwartungen an den Einzelnen und die Ergebnisse rückt weiter in den Vordergrund. Sich geplant Rückmeldung einholen (unser Daily) und Kontakt nicht zur Kontrolle verkümmern zu lassen.

Diese Erfolgsfaktoren gepaart mit der Freude am Tun begleiten uns stets weiter.